Handreiking Archiveren ruimtelijke plannen 2.2

1.1 Aanleiding

In de praktijk van de ruimtelijke ordening zijn de digitale ruimtelijke plannen van de Wet ruimtelijke ordening (Wro), de authentieke plannen. Dit betekent dat een samenhangende set bronbestanden (dataset genoemd) conform de RO Standaarden door gemeenten, provincies en het Rijk geproduceerd, beschikbaar gesteld, vindbaar en toegankelijk gemaakt worden. Dit doen zij voor de ruimtelijke plannen genoemd in artikel 1.2.1 van het Besluit ruimtelijke ordening (Bro).

De samenhangende set bronbestanden is naast alle analoge en digitale stukken, zoals de ondergrond, één van de onderdelen in de planprocedure. De bestuursorganen zijn tevens verplicht conform de Archiefwet de ruimtelijke plannen te archiveren met als doel de plannen in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en daarmee duurzaam toegankelijk te houden.

In de dagelijkse praktijk is het archiveren van de analoge stukken geen probleem. Met betrekking tot het archiveren van de samenhangende set bronbestanden heerst echter na bijna tien jaar digitalisering nog steeds veel onbekendheid. Daarnaast wordt soms ten onrechte verondersteld dat de landelijke voorziening Ruimtelijkeplannen.nl een archieffunctie heeft of zou moeten hebben.

Dit gaf aanleiding om samen met experts van gemeenten, provincies, (destijds) het ministerie van Infrastructuur en Milieu en het Nationaal Archief het digitaal archiveren van ruimtelijke plannen nader te onderzoeken en de resultaten samen te vatten in een praktische handreiking. De centrale vraag die daarbij werd gesteld is “waar moet ik op letten wanneer ik een ruimtelijk plan (bv. bestemmingsplan) archiveer c.q. overdraag aan een archiefdienst?”.

Het doel van de handreiking is een aanzet te geven voor personen die betrokken zijn bij het archiveren van data en voor degenen die betrokken zijn bij de creatie en vaststelling van het ruimtelijke plan: ruimtelijke ordenaars, informatieverzorgers en archivarissen bij een gemeente, provincie en het rijk. Een aanzet om het werkproces zo in te richten dat ruimtelijke plannen worden gearchiveerd, conform de voorgeschreven wet- en regelgeving. De handreiking richt zich specifiek op het archiveren van de samenhangende set bronbestanden. De handreiking kan een aanvulling zijn op het bestaande informatiebeleid binnen deze bestuursorganen. Deze handreiking kan geen aandacht geven aan het informatiebeleid zelf, omdat de keuze van onderwerpen en de prioritering daarin, voor elke betrokken overheidsorganisatie anders kan zijn.

Wanneer de handreiking in de praktijk wordt gebruikt, kan blijken dat aanscherping en/of uitbreiding van de handreiking wenselijk is. Bijvoorbeeld een verdere uitwerking op documentniveau die nog nu nog beperkt is opgenomen. Geonovum ontvangt graag deze informatie. U kunt ons dit laten weten via onze helpdesk.

1.2 Leeswijzer

In hoofdstuk 2 komt het organiseren van het digitaal archiveren van ruimtelijke plannen aan de orde: welke informatie moet eenmalig in de organisatie worden vastgelegd, welke informatie meermalig. Dit hoofdstuk is de vertaling van hoofdstuk 3 en hoofdstuk 4.

Om te kunnen duiden welke verantwoordelijkheden gemeenten, provincies en het rijk hebben en mogelijk op een bepaalde manier zouden moeten uitvoeren, is de context van wet- en regelgeving met daaruit voortvloeiende vereisten samengevat. Deze vindt u terug in hoofdstuk 3 en hoofdstuk 4.

Zonder de medewerking van een aantal experts op het gebied van archiveren en ruimtelijk ordening zou deze handreiking niet tot stand zijn gekomen. Zij worden van harte bedankt en genoemd in Bijlage 2.

2.1 Algemeen

Het digitaal archiveren van de ruimtelijke plannen op grond van de Wro maakt nu over het algemeen geen deel uit van het werkproces waarbij ruimtelijke plannen worden gemaakt, vastgesteld en in werking treden. In wet- en regelgeving, zie hoofdstuk 3 en hoofdstuk 4, is vastgelegd welke informatie tijdelijk of permanent dient te worden bewaard, of er gebruik kan worden gemaakt van ‘zip’, of dat archiveren alleen in bepaalde systemen is toegestaan. Zonder de informatie uit deze hoofdstukken kan het lastig zijn dit hoofdstuk te implementeren.

De focus van deze handreiking is erop gericht om een aanzet te geven het werkproces zo in te richten dat ruimtelijke plannen worden gearchiveerd, conform de voorgeschreven wet- en regelgeving. De handreiking richt zich op het archiveren van de samenhangende set bronbestanden en de ondergrond van het ruimtelijk plan. Daarvoor is in eerste instantie het verzamelen en borgen van informatie nodig. Bij het digitaal archiveren van ruimtelijke plannen gaat het om twee soorten informatie:

1. documentatie tijdens het werkproces;
2. de bronbestanden die samen het ruimtelijke plan vormen.

Welke bronbestanden samen het ruimtelijke plan vormen is mede bepaald door het type ruimtelijke plan en wordt voorgeschreven vanuit de RO Standaarden (zie paragraaf 3.1.2). De verschillende bestuursorganen maken gebruik van beheersoftware om deze verzameling (dataset) aan te leggen en beschikbaar te stellen. In deze handreiking gaan we dan ook niet in op de wijze van verzamelen van de samenhangende set van bronbestanden zelf, maar richten we ons op de documentatie: welke informatie moet er worden gedocumenteerd met betrekking tot het archiveren en waar ontstaat deze informatie in het proces van creatie en vaststelling van het ruimtelijke plan? De metagegevens, slechts een van de vele vereisten van het archiveren, zijn hierbij het uitgangspunt. Metagegevens zijn gegevens die de karakteristieken van archiefstukken beschrijven. Voorbeelden van karakteristieken zijn de creator, de datum van creatie, de gebruikte taal en het bestandsformaat. Metagegevens beschrijven niet alleen de archiefstukken zelf, maar ook de context waarbinnen de archiefstukken zijn ontstaan of ontvangen. En wat er vanaf het moment van ontstaan of ontvangst met die archiefstukken is gebeurd.

De handreiking kan tevens worden gebruikt als leidraad bij het archiveren van de overige digitale archiefstukken die in het werkproces ontstaan, zoals zienswijzen en andere onderdelen dan de samenhangende set bronbestanden van het ruimtelijk plan. Het gebruik van een (bepaald) archiefsysteem (paragraaf 4.5) komt niet aan de orde, omdat dit voor iedere organisatie weer anders kan zijn. Dit heeft echter geen invloed op de het verzamelen van de informatie die gearchiveerd moet worden.

Om te kunnen gaan archiveren moet dit worden georganiseerd voordat feitelijk archiefstukken worden aangeboden. Het organiseren van dit archiveringsproces valt uiteen in de volgende stappen:

1. inzicht krijgen in de organisatie van informatie in de organisatie;
2. indelen van ruimtelijke plannen per procedure;
3. vastleggen van informatie tijdens het werkproces.

De RO Standaarden maken gebruik van dossiers. Het ruimtelijke plan wordt met de eventuele verschillende fasen vastgelegd in dat dossier en op die wijze beschikbaar gesteld (paragraaf 3.2.1. De term dossier sluit aan op de in deze handreiking ook aangehaalde term ‘zaak’. Het zaakgericht werken is een manier, hulpmiddel bij het archiveren, echter geen verplichting.

2.2 Stap 1: inzicht in organisatie van informatie

Inzicht biedt organisaties duidelijkheid over:

• welke informatie binnen de organisatie aanwezig is;
• waar die informatie zich bevindt (systemen);
• wie er verantwoordelijk is voor welke informatie.

Het DUTO-raamwerk van het Nationaal Archief is een instrument voor concrete, passende maatregelen voor het beheer van overheidsinformatie. Wanneer het raamwerk consequent wordt toegepast, is overheidsinformatie vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar, betrouwbaar en toekomstbestendig.

Voor het beschrijven van informatie(objecten), zoals de structuur en betekenis daarvan, kan een informatiemodel gemaakt worden of gebruik gemaakt worden van sectorspecifieke modellen. IMRO2012 is in dit geval een relevante sectorstandaard gerelateerd aan ruimtelijke plannen.

De volgende ruimtelijke plannen worden door de verschillende bevoegde gezagen gecreëerd:

In bovenstaande lijst komt ook omgevingsvergunning voor. Hiermee wordt kortweg aangegeven de omgevingsvergunning voor het afwijken van een bestemmingsplan: de mededeling van een met artikel 2.12, eerste lid, onderdeel a, onder 3 van de Wabo verleende omgevingsvergunning.

Naast deze ruimtelijke plannen is de gerechtelijke uitspraak conform de RO Standaarden ook een type ruimtelijk plan. De basis voor dit instrument is gelegd in het Bro artikel 1.2.1 lid 3 met de daarbij behorende toelichting onderdeel L van de Nota van Toelichting. Wanneer bijvoorbeeld in de procedure van het bestemmingsplan beroep volgt, heeft de uitspraak gevolgen voor het vastgestelde plan. Dit is een nieuwe fase in de procedure en wordt bij voorkeur als subdossier binnen het bestemmingsplan gearchiveerd. Zie paragraaf 2.4.2.

Organisaties gebruiken meerdere systemen om informatie mee vast te leggen en te beheren. Het archiveren van digitale ruimtelijke plannen kan in een of meerdere van die informatiesystemen. Deze systemen kunnen specifiek voor archivering bedoeld zijn, of vakapplicaties in het primaire proces die bepaalde archiveringsfunctionaliteit hebben (zoals functionaliteit voor vernietiging).
Een organisatie zal daarin keuzes moeten maken, omdat het gevolgen heeft voor werkprocessen en de inrichting van systemen. Systemen zullen, idealiter by design, in staat moeten zijn om informatie duurzaam toegankelijk te kunnen houden voor zolang als nodig.
Kaders voor de inrichting van systemen worden gegeven vanuit wet- en regelgeving, maar ook vanuit normen en standaarden. Een overzicht hiervan is in hoofdstuk 3 te vinden.

Als duidelijk is welke informatie zich waar bevindt, is het belangrijk om te bepalen wie verantwoordelijk is voor de creatie en het beheer van informatie gerelateerd aan ruimtelijke plannen (de ‘actor’). De vastlegging hiervan kan door middel van metagegevens. Zeker in het geval van keteninformatisering is het belangrijk dat de betrokken organisaties hierover afspraken maken. Meer informatie hierover vindt u in de Handreiking Archiveren in de informatieketen van het Nationaal Archief.

Informatie met betrekking tot identificatie van de eigenaar en maker van het ruimtelijk plan wordt eenmalig in het gebruikte archiefsysteem van de organisatie vastgelegd. In het kader van ruimtelijke plannen is onderstaande informatie naar verwachting reeds vastgelegd en kan als eventuele controle gebruikt worden.

De volgende metagegevens zijn of worden verzameld:

• Zorgdrager
  Het bestuursorgaan dat conform de Archiefwet de verantwoordelijkheid heeft voor het archiveren van het ruimtelijk plan wordt aangeduid als de zorgdrager. Dit bestuursorgaan is conform de Wro de bronhouder van het ruimtelijk plan.
  Bij de verschillende bestuursorganen zijn hiervoor aangewezen:
  • Gemeente: College van Burgemeester en Wethouders;
  • Provincie: Gedeputeerde Staten of Provinciale Staten;
  • Rijk: Betrokken Minister('s).
    
    Toelichting gemeente: Conform artikel 3.1 van de Wet ruimtelijke ordening stelt de gemeenteraad een ruimtelijk plan vast. Vanuit de Archiefwet is echter het college aangewezen als zorgdrager. Verantwoordelijke voor het archiveren is daardoor niet verantwoordelijke voor het vaststellen.
    Toelichting provincie: Afhankelijk van het type ruimtelijk plan/ zaaktype is Gedeputeerde Staten, dan wel Provinciale Staten aangewezen als zorgdrager van het ruimtelijk plan.
    
    
    Voor het vastleggen van en verwijzen naar institutionele informatie over bestuursorganen kan gebruik gemaakt worden van het Actorenregister van het Nationaal Archief. Op deze manier is een verwijzing in de metagegevens voldoende en kan worden voorkomen dat deze informatie redundant bij de informatie zelf wordt opgeslagen.
    
    
• Beheerder
  De beheerder van het ruimtelijk plan wordt door het bestuur van de eigen organisatie aangewezen. De beheerder legt bijvoorbeeld beheeractiviteiten vast en deelt de activiteit in naar type plan en naar fase(n) van dat plan, zie stap 2 in paragraaf 2.3. Bijvoorbeeld: algemeen directeur bij een provincie- of gemeentesecretaris.
  
  
  
• Archiefvormer
  De archiefvormer is de organisatie of het organisatieonderdeel dat het ruimtelijke plan creëert. Dit kan tegelijkertijd ook de zorgdrager zijn. In de loop der tijd kan het zorgdragerschap overgaan naar een andere organisatie. Door het vastleggen van de archiefvormer is echter wel altijd na te gaan wie de stukken oorspronkelijk creëerde of ontving en daar in eerste instantie voor verantwoordelijk was.
  
  
  
• Mandaat
  Het mandaat waaronder informatie wordt gevormd of ontvangen. In het mandaatbesluit van het betreffende organisatieonderdeel is bepaald welk ruimtelijk plan zij oplevert.

2.3 Stap 2: zaaktypen per procedure

Als duidelijk is welk organisatieonderdeel archiefstukken oplevert, wordt informatie met betrekking tot de type ruimtelijke plannen eenmalig in de organisatie vastgelegd. Er kan daarbij gebruik worden gemaakt van een zaaktypecatalogus waarin zaaktypen/ zaakomschrijvingen worden vastgelegd. Dit is niet verplicht; de desbetreffende overheid moet zelf beslissen hoe dit wordt bepaald.

De VNG heeft een GEMMA zaaktypecatalogus (ZTC) ontwikkeld voor het ontwerpen, beheren en uitwisselen van zaaktypen. De laatste versie is beschikbaar via het overzicht op GEMMA online.

Welke ruimtelijke plannen conform de Wro en Wabo (daarmee zaaktypen) per bestuursorgaan worden vastgelegd, is in paragraaf 2.2 aangegeven. Er moet daarnaast onder andere gebruik worden gemaakt worden van RO Standaarden en de metagegevens standaarden (paragraaf 3.2).

Het bepalen van het type ruimtelijk plan geeft tevens inzicht in de fasen en onderdelen: welke activiteiten vinden er plaats tijdens de procedure van het ruimtelijk plan en welke informatie is blijvend te bewaren. De selectielijst (paragraaf 4.2) geeft inzicht in de bewaartermijn van het betreffende ruimtelijk plan. Een selectielijst geeft aan hoe lang de verschillende archiefstukken bewaard moeten of mogen worden. Het ontwerpen van een selectielijst, is verplicht voor overheidsorganisaties op basis van artikel 5 van de Archiefwet 1995. Nieuwe selectielijsten worden voor het Rijk vastgesteld door de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap vastgesteld door middel van een vaststellingsbesluit.Voor de gemeentes en provincies wordt dit overkoepelend vastgelegd door de VNG en het IPO.

Per type plan wordt met betrekking tot de RO Standaarden is bepaald hoe documenttypen worden gearchiveerd, zoals de plankaart, planregels en met welke bestandsformaten.

Het is aan te bevelen om van te voren een begrippenlijst vast te leggen zodat er geen verwarring kan ontstaan over bijvoorbeeld procedure, zaak of dossier. Een ruimtelijk plan volgt een Wro/ Awb procedure. Bij het archiveren wordt vaak gesproken over een zaak. De zaak is gelijk aan het dossier conform de RO Standaarden: verzameling van samenhangende set van bronbestanden van het betreffende ruimtelijke plan.

De meest ideale situatie is als alle bestuursorganen dezelfde begrippen zouden hanteren. Bij het toepassen hoeven dan alleen de variabelen te worden ingevuld. Dit is in de praktijk mogelijk nog niet haalbaar. In Bijlage 1 is een eerste opzet met begrippen toegevoegd.

2.4 Stap 3: informatie vastleggen tijdens het werkproces

Per ruimtelijk plan wordt eenmalig per afzonderlijke procedure één dossier/zaak in het informatiesysteem aangemaakt. Per fase in de procedure van dit ruimtelijke plan wordt een nieuw subdossier aangemaakt. Er worden dus in het geval van een bestemmingsplan meermalig subdossiers aangemaakt. Dit kan per ruimtelijke plan verschillen en is bepaald via het zaaktype (paragraaf 2.3).

Bijvoorbeeld: bestemmingsplan Buitengebied is het dossier en het eerste subdossier dat wordt aangemaakt is die van de fase ontwerp.

3.1 Wetgeving

Wat betreft wetgeving hebben we primair te maken met de Wet ruimtelijke ordening en de Archiefwet. Deze worden achtereenvolgens behandeld in deze paragraaf.

3.2 Normen en standaarden

3.3 Andere kaders

Naast wetgeving en standaarden zijn er een aantal andere kaders die een rol spelen bij ruimtelijke plannen. Een belangrijk kader is de [Nederlandse Overheid Referentie Architectuur NORA.

NORA bevat principes, beschrijvingen, modellen en standaarden voor het ontwerp en de inrichting van de elektronische overheid. Het centrale begrip is “interoperabiliteit”: het vermogen van organisaties en mensen om informatie uit te wisselen en die informatie te begrijpen en te gebruiken. NORA kent meerdere ‘dochters’, zoals GEMMA voor gemeenten, PETRA voor provincies, EAR voor het Rijk en WILMA voor waterschappen. Uit NORA vloeien, naast andere dossiers, zowel het dossier Geo-informatie als het dossier voor beleidskaders voort, zie onderstaande figuur.

Het dossier Geo-informatie brengt ons waar de Wro ook naar toe leidt: via het Basismodel Geo-informatie (NEN3610) naar het domeinmodel voor de ruimtelijke ordening: IMRO. Figuur 2 laat de NEN3610 pyramide zien hoe het basismodel met de onderliggende families van informatiemodellen is ingebed in internationale standaarden. Op hetzelfde niveau als dat raamwerk voor geo-standaarden past de Baseline Informatiehuishouding binnen het dossier Beleidskaders. Voor zowel het rijk als gemeenten is er inmiddels een specifieke Baseline vastgesteld. Deze Baseline is het normenkader waarmee de informatiehuishouding van de overheid ingericht wordt. Daarbij is rekening gehouden met onder meer de eisen uit de Archiefwet en de standaarden voor archief- en informatiehuishouding die hierna zullen worden toegelicht.

3.4 Digitaal waarmerken

In de RO Standaarden is bepaald dat het ruimtelijk plan van een digitaal waarmerk moet worden voorzien. De dataset van het ruimtelijk plan wordt met behulp van een PKI-Overheid certificaat van een waarmerk voorzien. Op deze wijze wordt de authenticiteit van het plan gewaarborgd; dit wordt voorgeschreven vanuit de RO Standaarden, onderdeel Standaard Toegankelijkheid Ruimtelijke Instrumenten, zie hoofdstuk 6 van de STRI2012.

Pas wanneer dit waarmerk aan het plan is toegevoegd, is dit het digitale authentieke plan conform de RO Standaarden dat beschikbaar, toegankelijk en vindbaar moet zijn. Artikel 24 van de Archiefregeling schrijft voor dat, wanneer er gebruik is gemaakt van een digitale waarmerk of handtekening conform de Wet elektronische handtekening in de metagegevens wordt vastgelegd wie de houder is van de digitale handtekening, wanneer de handtekening is gevalideerd en wat daar het resultaat van was, welke functionaris verantwoordelijk was voor de validatie en de identificatie van het certificaat van de digitale handtekening. De handtekening zelf hoeft volgens de Archiefwet niet permanent bewaard te worden. De handtekening is slechts belangrijk voor de validatie en dit is bij het gebruik van het PKI-Overheid certificaat voor het waarmerken van de digitale ruimtelijke plannen al geregeld. Voor archivering is alleen belangrijk dát er gevalideerd is en door de juiste persoon.

3.5 Samenvatting wet- en regelgeving met bijbehorende standaarden

• Wet ruimtelijke ordening
• Besluit ruimtelijke ordening
• Regeling standaarden ruimtelijke ordening
  • RO Standaarden
    • Informatiemodel Ruimtelijke Ordening Planteksten (IMRO2012);
    • Standaard Toegankelijkheid Ruimtelijke Instrumenten (STRI2012);
    • Standaard Vergelijkbare Bestemmingsplannen (SVBP2012);
    • Informatiemodel Ruimtelijke Ordening Planteksten (IMROPT2012).
• Archiefwet
• Archiefbesluit
• Archiefregeling
  • NEN-ISO 23081: Metagegevens voor archiefstukken, zie: NEN-ISO 23081-1:2017, NEN-ISO 23081-2:2021 en NPR-ISO/TR 23081-3:2011 (leidraad voor self-assessment);
  • NEN-ISO 30301]: Managementsysteem standaard voor archivering, zie NEN-ISO 30301:2019;
  • NEN-ISO 15489-1: Informatie- en archiefmanagement – Deel 1: Concepten en uitgangspunten, zie NEN-ISO 15489-1:2016;
  • NEN-ISO 16175: Functionele eisen en bijbehorende richtlijnen voor applicaties voor het beheren van digitale archiefstukken, zie NEN-ISO 16175-1:2020
  • NEN-ISO 27000: Management systeem standaard voor informatiebeveiliging, zie NEN-EN-ISO/IEC 27000:2020.
• VNG: Model Archiefverordening 2017 en aanhangende modellen
  • Model Aanwijzings- en benoemingsbesluiten informatiebeheer
  • Model Beheerregeling informatiebeheer
  • Model Raadsbesluit Archiefverordening 2017 (word 2.0 versie)

4.1 Metagegevens

Metagegevens zijn gegevens die de context, inhoud en structuur van archiefstukken beschrijven, evenals het beheer van die archiefstukken door de tijd heen. Ze zijn niet alleen onmisbaar om de terugvindbaarheid, bruikbaarheid, authenticiteit, integriteit en betrouwbaarheid van de archiefstukken te garanderen en het beheer ervan op lange termijn mogelijk te maken, maar ook zijn ze van essentieel belang voor interoperabiliteit. Om het uitwisselen van archiefstukken tussen systemen mogelijk te maken, moeten afspraken gemaakt worden over de manier waarop dat gebeurt, in welke ‘taal’ deze systemen met elkaar spreken en hoe metagegevens en archiefstukken geïnterpreteerd moeten worden. Uitwisseling tussen systemen is zowel aan de orde binnen de bestuursorganen als tussen de verschillende organisaties. Als het gaat om metagegevens zijn zulke afspraken vastgelegd in onder andere metagegevensschema’s. In een digitale wereld zijn metagegevens zo mogelijk nog belangrijker dan vroeger. Dat is ook de reden dat metagegevens worden gezien als onlosmakelijk onderdeel van de archiefstukken zelf.

Bron: Sue McKemmish, Glenda Acland and Barbara Reed, Towards a Framework for Standardising Recordkeeping Metagegevens: The Australian Recordkeeping Metagegevens Schema en NEN-ISO 23081-1:2017 Metagegevens voor archiefstukken - Principes (paragraaf 9.1).

4.2 Bewaartermijnen

De Archiefwet schrijft voor dat ieder overheidsorgaan moet beschikken over een selectielijst, die door de minister wordt vastgesteld. In de selectielijsten is bepaald of, en zo ja wanneer, archiefstukken vernietigd moeten worden. De VNG en het IPO hebben bij mandaat generieke lijsten voor alle gemeenten respectievelijk provincies opgesteld, binnen het Rijk stelt elke zorgdrager een eigen selectielijst op.

Wanneer archiefstukken voor bewaring worden aangemerkt, moeten ze na maximaal 20 jaar na sluiting van het dossier (korter mag ook, langer niet -uitzonderingen daargelaten-) worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats die door de zorgdrager is aangewezen. Het ministerie van OCW is voornemens om de overbrengingstermijn in de nieuwe Archiefwet terug te brengen naar 10 jaar na creatie van het archiefstuk. Voor de rijksoverheid bevindt die bewaarplaats zich bij het Nationaal Archief. Gemeenten en provincies kunnen eigen archiefbewaarplaatsen hebben. Zij kunnen ook daarin samenwerken, zoals bijvoorbeeld Regionale Archiefdiensten. Zolang de plannen nog niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats is de beheerder die is aangewezen door het bestuur, verantwoordelijk voor het duurzaam toegankelijk houden van de archiefstukken.

Ook voor ruimtelijke plannen is bepaald of ze voor bewaring of vernietiging op termijn in aanmerking komen. Uit de desbetreffende selectielijsten blijkt dat deze plannen doorgaans voor permanente bewaring worden bestemd. Vaak is daarbij gespecificeerd dat het de vastgestelde versie van het plan betreft. Voorbereidende stukken moeten op termijn vernietigd worden (de vernietigingstermijnen variëren tussen de 5 en 20 jaar). De bepalingen in de selectielijsten gelden voor alle archiefstukken ongeacht de vorm. Digitale ruimtelijke plannen vormen daarop geen uitzondering.

Het kan zijn dat per selectielijst de bewaarplicht van de verschillende documenten, en stadia van documenten, verschillend is vastgesteld. Hieronder volgt een korte opsomming.

Er wordt gewerkt aan de nieuwe Archiefwet, deze zal naar verwachting behalve vernietiging en overbrenging naar een archiefbewaarplaats (van te bewaren materiaal) ook nog een derde keuze bieden. Namelijk “de ontheffing van overbrenging”, hiermee wordt het onder strenge voorwaarden mogelijk dat een archiefvormer/ zorgdrager zelf als archiefbewaarplaats wordt aangewezen voor bepaalde gegevensverzamelingen. Dit is van belang voor organisaties die veel eigen permanent te bewaren dossiers voor langere tijd willen hergebruiken. Denk hier bij o.a aan het Kadaster. Ontheffing van overbrenging heeft geen invloed op de bewaartermijnen zelf maar wel op de locatie en de manier van opslag van archiefstukken. Bij ‘langere tijd’ moet gedacht worden aan minstens 30 jaar. Als het hergebruik voor een kortere periode zal zijn, wordt het reeds bestaande instrument van ‘opschorting’ aangeraden. Hierbij wordt toestemming gevraagd om dossiers langer te mogen houden dan 10 jaar (de overbrengingstermijn onder de nieuwe Archiefwet). De ontheffing van overbrenging is vooral van toepassing op de centrale overheden. Voor decentrale overheden bestaat ook het instrument van ‘overbrengen zonder verplaatsing’. Hiermee gaat de verantwoordelijkheid voor de dossiers wel over naar de archiefdienst, maar blijven de dossiers op de locatie van de zorgdrager.

4.3 Toegestane compressie en bestandsformaten

4.4 Vervanging

Vervanging betekent dat archiefstukken worden vervangen door reproducties. De originele bescheiden worden vervolgens vernietigd. De reproducties nemen dus volledig de plaats in van de oorspronkelijke bescheiden. De nieuwe informatiedragers moeten dan voldoen aan de eisen die worden gesteld in de Archiefregeling. Van de ruimtelijke plannen conform het Bro is de digitale versie de authentieke versie. Bij vaststelling van het ruimtelijk plan wordt tevens een papieren versie gemaakt. Vervanging is in dat geval geen optie, de papieren zijn een kopie en mogen gewoon vernietigd of verwijderd worden. Echter, een overheidsorganisatie kan, zeker van particulieren, nog plannen of reacties daarop in papieren vorm ontvangen en wensen deze digitaal toe te voegen aan de overige bescheiden. Dan is vervanging een logische actie.

Organisaties die onder de werking van de Archiefwet 1995 vallen, mogen vervanging toepassen, mits dat gebeurt met juiste en volledige weergave van de in de bescheiden voorkomende gegevens (artikel 6, eerste lid van het Archiefbesluit 1995). Gaat het om archiefstukken die ingevolge een vastgestelde selectielijst niet voor vernietiging (op termijn) in aanmerking komen, dan is artikel 26b van de Archiefregeling van toepassing.

Dit betekent dat de overheid die gaat vervangen, inzicht kan geven in een aantal elementen van vervanging, waaronder de reikwijdte, de technische instellingen, de gebruikte hard- en software en de kwaliteitsprocedures. Op grond van artikel 26b moet een zorgdrager deze elementen in het besluit tot vervanging van te bewaren archiefstukken opnemen. In de praktijk gebeurt dit door het opstellen van een handboek vervanging. Het Nationaal Archief biedt, hoewel zij geen formele rol heeft bij het opstellen van een vervangingsbesluit, organisaties een handvat in de vorm van de Handreiking vervanging archiefbescheiden.

4.5 Archiefsysteem

Het archiefsysteem waar de samenhangende set bronbestanden worden opgeslagen, wordt door de zorgdrager onder andere geselecteerd op basis van deze voorwaarden en de voorzieningen die binnen de organisatie aanwezig zijn. Zo kan het aanwezige systeem voor de BAG, GBA, het e-depot of RO beheersysteem mogelijk geschikt zijn. De zorgdrager is niet verplicht vanuit de wet- en regelgeving voor archiveren te kiezen voor een bepaalde applicatie of database. De zorgdrager kiest het systeem naar eigen zeggen uit en maakt daarbij gebruik van het DUTO-Raamwerk om het systeem zodanig in te richten dat informatie duurzaam toegankelijk is en blijft.